Kategori:
İş süreci yönetimi, bir işletmede her pozisyona ait fonksiyonların tamamlanması için ard arda gelen görev ve prosedürlerin yönetilmesidir. Bir iş sürecinin yönetimi, departman müdürü yada takım müdürünün sorumluluğundadır. Büyük firmalarda, iş süreci yönetimi için ayrı birimler ve ofisler bulunmaktadır.
İş süreci yönetimi yaşam döngüsünde faaliyetler sırasıyla 5 ana kategori altında toplanır; tasarım, modelleme, icra, kontrol, optimizasyon. Bu kategoriler, büyüklüğe (hacme) ve hangi endüstride faaliyet gösterdiğine bakılmaksızın tüm işletmemelerin iş süreci yönetimi için geçerlidir. Tüm faaliyetler bir düzen içinde tamamlanır.
- İş süreci yönetiminde tasarım; mevcut iş sürecinin incelenmesi, sorunların tespit edilmesi, ve ideal iş sürecinin tasarlanması fonksiyonlarını kapsamaktadır. Tasarım süreci sadece bilgisayar sistemleri ile sınırlı değildir. Kişilerarası süreçler, insan ve sistem etkileşimi, ve sistemler arası iletişim de tasarımın birer parçasıdır. Yeni oluşturulmuş bir dizaynın, standart operasyon prosedürlerini, servis seviye anlaşmalarını, ve iş akışını da içermesi gerekmektedir.
- İş süreci yönetiminde modelleme, önerilen iş süreci yönetiminin birçok analizini gerçekleştirmektedir. Bu süreçte, görevliler tasarımı tüm detayları ile inceler ve muhtemel senaryolar üzerinde performans analizleri yaparlar. Bu faaliyet ile iş süreci ve tüm işletme üzerinde farklı kararların testleri yapılmış olur.
- İş süreci yönetiminde icra (uygulama) safhası ise modelleme sürecinin bittiği noktada başlar. İş süreci yönetimine uygun sistemler faaliyete geçirilir. Burada teknolojinin etkin kullanımı ile şirket ciddi oranda maddi kazanç sağlar, kabul edilen iş süreci yönetiminin uygulanmasına yardımcı olur, ve yeni sürecin tüm organizasyona uygulanıldığından emin olunur. Bir iş süreci yönetim sisteminin hazırlanıp uygulamaya geçilmesi hem ölçüt açısından, hem de maliyet açısından oldukça büyüktür. Oluşturulan yeni iş süreci yönetim sistemini tüm organizasyona yayabilmek için alışılagelmiş iş pratiklerini ve personel rutinlerini değiştirmek gereklidir. Bu tip bir değişim asla kolay değildir.
- İş süreci yönetiminde kontrol, özellikle icra (uygulama) sürecinde ihmal edilmektedir. Bu safhada, organizasyona uygun olarak daha önce tasarlanmış iş süreci yönetim sisteminin uygulamadaki performansı, verimliliği, ve organizasyon içindeki değişeme direnen birim ve personellerin kontrolü yapılır. Kontrol sonrası hazırlanan rapora göre en kısa sürede gerekli müdahaleler ve/veya modifikasyonlar yapılmalıdır.
- İş süreci yönetiminde optimizasyon, genellikle uygulamadan 6 ile 12 ay sonrasında yapılır. Optimizasyon safhasında, uygulamaya konmuş iş süreci yönetiminde firmanın ihtiyaçları doğrultusunda iyileştirmeler yapılır. Bu iyileştirmeler sistemin performansını arttırıcı ve daha verimli hale gelmesini sağlayıcı yöndedir.