Kategori:
İşletmeler, diğer organizasyonlar, ve hatta bireyler, ellerinde bulundurdukları külliyetli bilgileri dosyalamak, korumak, erişmek, ve paylaşmak için bir doküman yönetim sistemine (belge yönetim sistemi) ihtiyaç duyarlar. Evrak yönetimi (“Belge yönetimi” ya da “Doküman Yönetimi” de denir); evrakları ve içindeki verileri metodik olarak işleyen, muhafaza eden, gerektiğinde kurtaran bir organize sistemdir. Basılı kopyalar veya kağıt dokümanlar için süreç dosyalama sistemine dayanmaktadır.
Evrak yönetimi; elektronik ürünleri ve bellekleri kullanan, dosyayı(ları) kullanım yetkisi olanlara güvenli ulaşım imkanı sağlayan çağdaş bir uygulamadır. Metin dosyası veya taranmış bir kağıt doküman gibi tipik dokümanlardan farklı olarak, doküman yönetimi, ses ve video dosyaları, e-postalar, fakslar, raporlar, fotoğraflar, puntolar, grafikler, ve diğer resim dosyalarını içermektedir.
Evrak yönetim yazılımları (belge yönetim yazılımları), “kağıtsız ofisler” sunabilmek için hazırlanmıştır. Ancak gerçek hayata baktığımızda 100% kağıtsız ofislerin gerçekleştirilmesi imkansız (şimdilik) iş modelleri olduğundan, günümüz evrak yönetim yazılımları, hem kağıt, hem de elektronik dokümanlara entegre şekilde çalışmaktadır. Her organizasyonun farklı ihtiyaçları olmasından ötürü, evrak yönetim sistemleri, direkt olarak ilgili organizasyonun ihtiyacına yönelik dizayn edilmektedir.
Evrak yönetimi ile organizasyon, yer ve zamandan tasarruf ettiği gibi, doküman maliyetlerini de en aza indirebilir. Çünkü evrak yönetimi, tipik dosyalama sistemlerinden çok daha verimlidir. Bütün bunlara ek olarak, evrak yönetimi, iş yerindeki stresin azalmasında da oldukça etkilidir.