Kategori:
Kayıt yönetimi, kayıtların oluşturulmasından yok edilmesine kadarki tüm kayıt tutma sürecidir. Kayıt yönetimi konusunda çalışan kişiler genellikle bu alanda ve bu alana ek olarak iş yönetimi konusunda akademik eğitim almış kişilerdir. Büyük işletmelerde genellikle birden fazla kişinin kayıt yönetiminde çalışmasına karşın, küçük işletmelerde kayıt yönetim görevini bir sekreter veya ofis asistanı yürütmektedir.
İyi uygulanmış bir kayıt yönetim sistemi kaydın standartlara uygun, kullanışlı, tutarlı, ve ulaşımı kolay bir şekilde oluşturulması ile başlar. Bu standartlar, bilginin sunulması için biçimlendirilen tüm kayıtlara uygulanmaktadır. Bir kayıt oluşturulduğunda, korunması, ulaşılabilirliği, kullanılabilirliği sağlanması için ilk olarak kayıt yönetim sistemine dahil edilir.
Kayıta ulaşmaya yetkisi olan herhangi birisi kayıta ulaşmak istediğinde, kayıt yönetim sistemi bu erişime izin verir. Endekslenmiş girdiler kaydın tamamlandığına ve nasıl, ne zaman ve kim tarafından kullanıldığını teyit ederler. Kayıt yönetim sistemi ayrıca kayıta ulaşmanın değerini belirlemek ve kaydın kopyasını oluşturmak için de kullanılabilir. Kayıt ömrünü tamamladığında (istenirse sonsuza kadar saklanabilir), kayıtın güvenli bir şekilde yok edilmesi veya arşivlenmesi işlevi de kayıt yönetim sisteminin fonksiyonlarından biridir.
Kayıtlar genellikle dijital yada fiziksel kayıtlar olarak, bazen her ikisinin karışımı olarak muhafaza edilirler. Günümüzde birçok firma kağıtsız ofis felsefesine uygun olarak kayıtlarını dijital platformda oluşturmayı ve fiziksel kayıtlarını da dijital platforma taşımayı amaçlamışlardır. Bu yöntem kayıtların ömrünü uzatmakta, güvenilirliğini arttırmakta, ulaşılabilirliğini kolaylaştırmakta, ve kayıt yönetme maliyetini azaltmaktadır. Firmaların bu girişimi kayıt yönetim sektörünün de büyümesini sağlamaktadır.
Kayıt yönetiminin en kritik tarafı, kayıtların bu endüstri için belirlenen standartlar ve hukuka uygun şekilde yönetilmesi gerektiğidir. Örneğin; tıbbi ve resmi kayıtlar gizlilik ilkelerine göre yönetilmesi gerekirken, muhasebe kayıtlarının muhasebe standartlarına göre yönetilmesi gerekmektedir.
Kayıt yönetimi ile ilgili ileri eğitim almış kişiler bu sektörde bir çok iş imkanına sahiptirler. Bu imkanlardan bazıları; arşiv ve kayıt yöneticiliği, kayıt yönetim standartları belirleyiciliği, kayıt yönetim sistemi tasarlayıcılığı olarak ifade edilebilir.